Alle Mitarbeiterinformationen immer auf einen Blick

Die gute alte Personalakte ist ein harter Brocken. Hartnäckig hält sie sich noch immer in vielen
Betrieben, obwohl die Digitalisierung in anderen Bereichen längst Einzug gehalten hat. Dabei spart
die digitale Personalakte durch den schnellen Zugriff nicht nur Zeit, sondern dadurch auch Geld und
ist deshalb eindeutig als ein weiterer, notwendiger Schritt in Richtung einer umfassenden
Digitalisierung zu sehen.
Dabei gilt grundsätzlich: Auch elektronische Personalakten sollten alle wichtigen Informationen
über jeden einzelnen Mitarbeiter und sein Arbeitsverhältnis beinhalten. Die Einsicht in die
Personalakte ist ausschließlich Mitarbeitern der Personalabteilung und natürlich dem Mitarbeiter
selbst vorbehalten, sie muss also vor dem Zugriff Unbefugter geschützt sein. Gerade, um den Schutz
vor dem Zugriff durch unberechtigte Personen zu gewährleisten, ist eine Umstellung auf E-Akten
alternativlos.

Durch den Einsatz einer entsprechenden HR-Software sind Unternehmer auf der sicheren Seite. Die
modernen Systeme arbeiten rechtskonform und sicher und setzen die Vorteile einer digitalen Personalakte perfekt um.

Das sind die Vorteile der digitalen Personalakte:

► rechtssichere und DSGVO-konforme Verwaltung und Speicherung der Daten
► Speicherung auf sicheren, ISO-zertifizierten Sicherheitsservern
► einfaches Management der Zugriffsrechte
► sicherer Login ausschließlich für befugte Personen
► vorlagenbasierte Erstellung neuer Akten (Zeitersparnis)
► automatisierte Erstellung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen etc.
► automatische Erinnerung an Termine (zum Beispiel Verlängerung oder Entfristung von
Arbeitsverträgen)
► Erstellung von Auswertungen und Analysen (zum Beispiel Frauenquote)
► Schnittstellen zu anderen Abteilungen (zum Beispiel Lohnbuchhaltung für die automatische Ablage
von Gehaltsabrechnungen)

Nun gibt es natürlich auch für das Führen digitaler Personalakten unzählige Software-Lösungen. Ob
von einem großen Anbieter wie SAGE oder einem kleineren Unternehmen wie Personio – der Unterschied
zwischen den verschiedenen Lösungen liegt im Detail. Welche für Ihren Betrieb die Beste ist, finden
wir gern gemeinsam mit Ihnen heraus. Auf Wunsch übernehmen wir natürlich auch die Implementierung der von
Ihnen ausgewählten Software und weisen die Mitarbeiter Ihrer Personalabteilung darin ein.
Sie möchten verstaubte Personalakten endlich digitalisieren lassen und nur einen Mausklick entfernt
wissen? Dann zögern Sie nicht und kontaktieren uns für eine unverbindliche Beratung!