Bereits seit 2015 gibt es die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern,
Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD. Und damit
ist auch die ordnungsmä- ßige Verfahrensdokumentation als wichtiger Bestandteil der GoBD für Unter-
nehmen Pflicht. Können Unternehmen eine solche Dokumentation bei einer Betriebsprüfung nicht
vorlegen, kann es schlimmstenfalls zu einer Verwerfung der Buchführung oder zu einer empfindlichen
Hinzuschätzung kommen. Das heißt: Die Verfahrensdokumentation ist im Zuge der elektronischen
Buchhaltung Pflichtprogramm.
Wieso gibt es die Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation dient dazu, dass sich externe Betriebsprüfer einen Überblick über die
Buchhaltung eines Unternehmen verschaffen können. Dazu müssen der Aufbau der steuerrelevanten
Hardware und Software sowie der Ablauf und die Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens
vollständig und schlüssig beschrieben werden. Es handelt sich bei der Verfahrensdokumentation
demnach um eine Art Handbuch für das betriebliche Rechnungswesen sowie die betrieblichen Prozesse
eines Unternehmens.
Haben Unternehmen einen Nutzen davon?
Auf diese Frage antworten wir mit einem klaren „Ja“. Denn: Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ermöglicht es Ihnen, Prozesse zu reflektieren und gegebenenfalls zu
optimieren. Oft ist eine Effizienzsteigerung das Ergebnis.
Zudem lassen sich durch eine solche Dokumentation Risiken aufdecken und beheben.
Das muss die Verfahrensdokumentation enthalten:
► Allgemeine Beschreibung der Prozesse: rechtliche Rahmenbedingungen, Ort der Datenhaltung,
Outsourcing
► Anwenderdokumentation: Arbeitsanweisungen, Schulungen, Administra- tion
► Betriebsdokumentation: Datensicherung, Überwachung des Betriebs, Change Management
► Technische Systemdokumentation: Software, Hardware, Konfiguration der eingesetzten Lösung
► Regelungen zum internen Kontrollsystem: Rollen von beteiligten Mitarbei- tern, Kompetenzen und
Verantwortungsbereiche
Bezüglich Art, Umfang und Inhalt variieren die Verfahrensdokumentationen je nach Unternehmen.
Wichtig ist, dass sich Unternehmen einen genauen Überblick darüber verschaffen, welche Vorgaben für
die Verfahrensdokumentation speziell für sie gelten. Hilfreich ist es für viele Unternehmen auch,
sich die Unterstützung von Fachleuten zu sichern.
Wir beraten Sie gern zu einer adäquaten Anfertigung Ihrer Verfahrensdokumentation. Kontaktieren Sie
uns für weitere Informationen!